Compliance

1. Unser Hinweisgebersystem

Unser Hinweisgebersystem

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und interner Regeln sowie der Grundsätze unseres Code of Conduct und des Code of Conduct für Geschäftspartner hat bei VAIVA oberste Priorität. Der Erfolg unseres Unternehmens basiert auf Integrität und Compliance. Um diese Standards zu erfüllen, ist es wichtig, von potenziellem Fehlverhalten von Mitarbeitern oder Lieferanten zu erfahren und diesem einen Riegel vorzuschieben. Daher haben wir die Zentrale Aufklärungsstelle damit betraut, in unserem Auftrag ein unabhängiges, unparteiisches und vertrauliches Hinweisgebersystem zu betreiben.

Eine wesentliche Säule unseres Hinweisgebersystems ist der Grundsatz der Verfahrensgerechtigkeit. Es garantiert auch den größtmöglichen Schutz für Hinweisgeber, Betroffene und Mitarbeiter, die an der Aufklärung von gemeldetem Fehlverhalten beteiligt sind.

Dazu gehört auch, Möglichkeiten zur anonymen Meldung und Kommunikation anzubieten. Wir versichern, keine Schritte zu unternehmen, um anonyme Hinweisgeber zu identifizieren, die unser Hinweisgebersystem nicht missbräuchlich nutzen. Vergeltungsmaßnahmen von Hinweisgebern und allen Personen, die zu Ermittlungen bei VAIVA beitragen, werden nicht toleriert. Für die betroffenen Personen gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß bewiesen ist. Die Untersuchungen werden unter strengster Vertraulichkeit durchgeführt. Die Informationen werden in einem fairen, schnellen und geschützten Prozess verarbeitet.

Wie bearbeiten wir deine Meldung?

Die qualifizierten und erfahrenen Kolleginnen und Kollegen des Aufklärungsamts prüfen jede Meldung auf mögliches Fehlverhalten eines Mitarbeiters des Volkswagen Konzerns gründlich und gehen dieser systematisch nach. Zunächst erhältst du eine Eingangsbestätigung. Das Untersuchungsamt prüft dann deine Meldung. Dazu gehört auch das Sammeln von Fakten, insbesondere des Hinweisgebers. Erst wenn diese erste Evaluierung einen begründeten Verdacht auf einen Verstoß ergibt, wird eine Untersuchung durch eine eigene Ermittlungseinheit eingeleitet. Im Anschluss werden die Untersuchungsergebnisse vom Untersuchungsamt bewertet und geeignete Maßnahmen empfohlen. Informationen über den Status* und das Ergebnis des Verfahrens erhältst du unverzüglich.

Mögliche Verstöße gegen den Verhaltenskodex für Geschäftspartner durch Lieferanten, einschließlich schwerwiegender Risiken und Verletzungen von Menschenrechten und Umwelt durch direkte und indirekte Lieferanten, können ebenfalls an das Untersuchungsamt gemeldet werden – ebenso wie Meldungen, die ein sonstiges sofortiges Handeln erfordern. Das Aufklärungsamt informiert die zuständigen Abteilungen, die den Sachverhalt entsprechend bearbeiten. Dazu gehört insbesondere, die notwendigen Maßnahmen zu ergreifen, um Verstöße und/oder Risiken zu minimieren oder zu beenden.

Weitere Informationen zu den Verfahrensgrundsätzen unseres Hinweisgebersystems findest du hier: Volkswagen_Group_Complaints_Procedure.pdf

* Die Bearbeitungszeit variiert je nach Gegenstand des Eingriffs

2. Welche Art von Bericht möchtest du einreichen?

2.1 Hast du Bedenken oder Feedback zu einem VAIVA Produkt oder Service?

Für Reklamationen oder Rückmeldungen zu Dienstleistungen von VAIVA oder unseren Geschäftspartnern (z.B. Autohäuser, Werkstätten) wende dich bitte an den VAIVA-Kundendienst:

Bitte habe Verständnis dafür, dass wir deine Anfrage aus Verantwortungsgründen nicht weiterleiten oder tätig werden können.

2.2 Meldung an unser Hinweisgebersystem

Das Hinweisgebersystem bietet verschiedene Kanäle für die Meldung von potenziellem Fehlverhalten von VAIVA-Mitarbeitern, Verstößen gegen den Verhaltenskodex für Geschäftspartner oder schwerwiegenden Risiken und Verstößen gegen Menschenrechte und Umwelt in unserer Lieferkette.

Das im Folgenden beschriebene gesetzliche Recht auf Kontaktaufnahme mit benannten Behörden bleibt hiervon jedoch unberührt.

E-mail

Das Aufklärungsbüro der VAIVA ist per E-Mail (in jeder Sprache) erreichbar:

Für Kundenbeschwerden wende dich bitte an die unter "Eine Beschwerde über Produkte oder Dienstleistungen an unseren Kundendienst" aufgeführten Kanäle.

Postanschrift/ persönlich

Zentrale Ermittlungsstelle

Postanschrift:
Volkswage AG, Zentrale Ermittlungsstelle
Mailbox 1717
38436 Wolfsburg, Germany

Persönlich:
Bitte vereinbare vorab einen Termin mit einer E-Mail an .

Ombudsperson

VAIVA hat externe Rechtsanwälte als Ombudspersonen eingesetzt. Sie beraten zum Hinweisgebersystem oder sorgen dafür, dass Meldungen von Hinweisgebern auf Wunsch anonymisiert an das Aufklärungsamt weitergeleitet werden.

Wenn du mit der Ombudsperson in Kontakt treten möchtest, findest du hier die Kontaktdaten: http://www.ombudsmen-of-volkswagen.com/

Online-Meldekanal

Du hast die Möglichkeit, über eine webbasierte Kommunikationsplattform in mehr als 65 Sprachen mit dem Aufklärungsamt in Kontakt zu treten https://goto.speakup.report/cariad. Dieses System ist vertraulich und technisch gesichert und ermöglicht es dir, Meldungen anonym abzugeben.

Du kannst über den folgenden Link auf den Online-Meldekanal zugreifen: https://goto.speakup.report/cariad

Eine detaillierte Anleitung, wie du online, per App oder telefonisch Meldungen machen kannst, findest du hier (PDF).

Sprachaufnahme per Telefon

Du kannst uns 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche eine Sprachnachricht per Telefon hinterlassen.

Nach Eingabe der Telefonnummer (spezifisch für das Land, in dem du dich befindest) wirst du aufgefordert, den Organisationscode einzugeben. Anschließend kannst du deine Meldung als Sprachaufzeichnung einreichen. Es geht nur eine schriftliche Niederschrift beim Untersuchungsamt ein. Wähle dich wieder ein, um die Antwort oder weitere Fragen unseres Teams zu hören.

Wähle aus dieser Liste (PDF) eine Telefonnummer für dein Land oder deine Region aus und halte den entsprechenden Organisationscode 122344 bereit.

SpeakUpApp

Du kannst auch die Speak Up App "SpeakUp - Listen for a change" von People Intouch (nur persönliche Geräte) herunterladen, um auf das sichere Meldesystem zuzugreifen. Über diese App kannst du deine Meldung schriftlich einreichen oder eine Sprachnachricht hinterlassen (auch anonym). Du benötigst den Organisationscode 122344. Melde dich wieder an, um die Antwort unseres Teams zu sehen oder weitere Fragen zu beantworten. Um die App herunterzuladen, kannst du auch den QR-Code scannen:

3. Hast du weitere Fragen oder benötigst du einen Ansprechpartner vor Ort?

Fragen oder Verbesserungsvorschläge zum Hinweisgebersystem können auch an das Aufklärungs-Office gerichtet werden.

Darüber hinaus kann auch unser lokaler Compliance-Beauftragter/ Verantwortliche in allen Belangen des Hinweisgebersystems über angesprochen werden.

4. Externer Meldekanal Deutschlands

Die Bundesregierung hat benannte Behörden definiert, die auch Meldungen über Fehlverhalten als externe Meldekanäle akzeptieren. Externer Meldekanal ist das Bundesamt für Justiz (BfJ) - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de).